Comment obtenir le document juridique et officiel d’une entreprise ?

Différents documents juridiques et actes authentiques peuvent servir d’attestation légale à une entreprise, c’est-à-dire prouver son existence, son activité réelle et sa santé financière. Numéro Siret, numéro Siren, immatriculation au RCS, extrait KBIS... Quelles sont les spécificités de ces documents légaux ? Comment en faire la demande pour se les procurer ? Leur obtention est-elle gratuite ? Tous nos conseils pour simplifier vos démarches et trouver les informations juridiques et financières de l’entreprise de votre choix.

1. L’avis de situation au répertoire Sirene

Le Répertoire National d'identification des entreprises et des établissements liste l’ensemble des entreprises et sociétés sur le territoire national.

Qu’est-ce le répertoire Sirene ?

Géré par l’INSEE, ce répertoire national référence près de 10 millions d'établissements et entreprises tous secteurs d'activité confondus en France. La gestion du répertoire est effectuée à travers le Système Informatique pour le Répertoire des ENtreprises et des Établissements (SIRENE).

Le répertoire SIRENE rassemble les informations économiques et juridiques des entités en France métropolitaine et dans les DOM-TOM. Sur cette base de données, il est donc possible de retrouver la fiche d’identité ou l’état civil de n’importe quelle société, micro-entreprise, association ou organisme public en France.

Les numéros Siren et Siret ainsi que le code APE sont attribués gratuitement par l’INSEE après demande d’immatriculation de l’entité auprès de son centre de formalités des entreprises (CFE) compétent, au moment de la création de l’entreprise.

Le numéro Siren

Le SIREN (Système d'Identification du Répertoire des ENtreprises) est le numéro unique pour identifier une entreprise auprès de chaque administration. Ce numéro unique d’identification est composé de 9 chiffres. Le numéro SIREN de l’entreprise est conservé à vie.

Le numéro Siret

Le SIRET (Système d'Identification du Répertoire des ETablissements) permet d’identifier les établissements de chaque entreprise. Attribué par l’INSEE et communiqué par le CFE compétent, le numéro SIRET contient 14 chiffres : les 9 chiffres du SIREN et 5 chiffres propres à chaque établissement.

Ces 5 chiffres forment le NIC, Numéro Interne de Classement. Il s’agit généralement de 000 + 2 chiffres. En cas de changement d’adresse d’un établissement, le SIRET change également.

Le code APE

Le code APE (Activité Principale Exercée) identifie la branche d’activité principale d’une entreprise, d’un établissement ou d’un travailleur indépendant. Anciennement appelé code NAF (Nomenclature d'activités française), le code APE est délivré lui aussi par l’INSEE et transmis via l’intermédiaire du CFE.

Le code APE est composé de 5 caractères : 4 chiffres et 1 lettre. Il est possible de le faire modifier en cas de changement d’activité. Le code APE détermine la convention collective qui s’applique aux salariés de l’entreprise.

Comment obtenir un avis de situation au répertoire Sirene ?

Pour se procurer un avis de situation, le plus simple est de se connecter sur le site de l’INSEE. Vous devez renseigner au choix le numéro SIRET de l’établissement ou le numéro SIREN de l’entreprise. Vous pouvez également obtenir les informations juridiques et financières de tous les établissements au sein d’une même entreprise.

Si vous ne connaissez ni le SIREN ni le SIREN, vous pouvez vous rendre sur le site Infogreffe.fr. En renseignant le nom de l’entreprise, vous pouvez ensuite accéder à son dossier complet : numéros d’identification, chiffre d’affaires, actes légaux déposés, forme juridique, liste des établissements...

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2. L'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS)

Immatriculation au RCS : présentation et objectif

Créé en 1919, le Registre du commerce et des sociétés est une base de données qui regroupe les entreprises et sociétés dont l’activité est de nature commerciale. Le RCS permet d’informer toute personne de la fiabilité et de la solvabilité d’une entreprise commerciale.

Les informations accessibles sur le RCS concernent aussi bien l'identité du commerçant, son adresse, son numéro d'inscription au registre et le montant du capital. Au niveau des sociétés, les informations à retrouver portent sur le nom des dirigeants, le chiffre d'affaires, et l'état d'endettement. Le nom commercial et la dénomination sociale de l'entreprise y figurent par ailleurs.

Le numéro RCS permet de facturer ses prestations commerciales. C’est le numéro d'identification unique et officiel de l’entreprise. Il se compose de la mention ‘RCS’, du nom de la ville d’immatriculation, et du numéro SIREN (exemple : RCS Paris 987 654 321). Aucun numéro RCS n’est attribué à un auto-entrepreneur.

Qui doit s’inscrire au RCS ?

Toutes les personnes physiques (entreprises individuelles) et les personnes morales (sociétés) qui exercent une activité commerciale doivent demander une immatriculation au RCS. L'inscription est obligatoire sous peine de sanctions.

Voici la liste des entreprises et sociétés classées par statut juridique qui sont concernées par l’inscription au RCS :

• les entreprises individuelles (EI) et les micro-entrepreneurs ;
• les entreprises unipersonnelles à caractère limitée (EURL) ;
• les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
• les sociétés par actions simplifiées (SAS) ;
• les sociétés anonymes (SA) ;
• les sociétés civiles ;
• les sociétés en nom collectifs (SNC) ;
• les groupements d’intérêts économiques (GIE).

Où et quand faire son inscription au RCS ?

L'immatriculation au RCS doit être faite entre le mois précédant le début d'activité et les 15 jours suivant le début de l'activité. Les micro-entrepreneurs doivent procéder à l'immatriculation au moment de la déclaration d'activité.

Il est possible de demander à s’inscrire au RCS soit auprès du greffe du Tribunal de Commerce (TC) à proximité soit auprès de son centre de formalités des entreprises (CFE). Le CFE compétent est la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) pour les commerçants et la Chambre de Métiers et d'Artisanat (CMA) pour les artisans.

Combien coûte l’immatriculation au RCS ?

L’inscription au Registre du commerce et des sociétés est payante. Le coût dépend du statut juridique de la société. Le micro-entrepreneuriat est le seul statut pour lequel l’immatriculation au RCS est gratuite.

Actuellement, le créateur d’une entreprise individuelle doit débourser 25,34 € pour son inscription. Ces frais sont de 39,42 € pour les sociétés commerciales avec création d’établissement (SAS, SARL, SA…). Le montant maximal de l’enregistrement au RCS est de 73,21 €, en cas d’achat, d’apport, de mutation onéreuse, de prise en location-gérance, ou de prise en gérance-mandat.

3. Tout savoir sur l’extrait K et K BIS

L'inscription et l’immatriculation au RCS se matérialise automatiquement par la fourniture de l’extrait K ou Kbis. Ce document constitue une carte d’identité complète de l’entreprise. L’extrait K est délivré aux personnes physiques comme les auto-entrepreneurs. L’extrait Kbis est quant à lui mis à la disposition des personnes morales.

Les informations du Kbis

Document qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise, le Kbis contient toutes les informations relatives à l’activité de l’entreprise :

• le nom de greffier du Tribunal de Commerce signataire de l’immatriculation ;
• la raison sociale et le sigle ;
• le numéro Siren et le code APE ;
• la forme juridique ;
• le montant du capital social ;
• l’adresse du siège social, celle de l’établissement principal et éventuellement celles des établissements secondaires ;
• l’âge de la société et la date de sa création ;
• le détail de l’activité exercée ;
• le nom de domaine du site Internet ;
• toutes les coordonnées (nom, date et lieu de naissance, adresse, fonction) des dirigeants.

L’extrait recense par ailleurs toutes les décisions émanant du Tribunal de Commerce et qui concernent une procédure collective : sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire.

À quoi sert l’extrait KBIS ?

L’extrait K ou Kbis est principalement requis par les organismes officiels ou bien les partenaires de l’entreprise. L’extrait est nécessaire pour :

• le dépôt d’une candidature dans le cadre d’un appel d’offres ;
• les démarches auprès des établissements bancaires (ouverture de compte) ;
• l’achat de matériel professionnel.

Chaque étape de la vie de l’entreprise (changement de dirigeant, modification du capital social, nouveau site Internet…) peut donner lieu à la mise à jour du Kbis. C’est pourquoi l’extrait Kbis n’a aucune durée de validité.
Cependant, fournir un extrait Kbis de moins de 3 mois est recommandé car cela permet de limiter les risques d’inexactitude dans les informations portées au RCS.

Comment se procurer un extrait K bis ?

N’importe qui peut demander à obtenir un extrait Kbis. Mais seul le dirigeant de l’entreprise dispose d’un accès gratuit au Kbis si la demande est effectuée en ligne, via le site Monidenum.fr. Pour toutes les autres demandes, en ligne, sur place ou par courrier, la démarche est payante.

L’une des informations suivantes est alors à fournir : la dénomination sociale, le sigle, le nom de l’entreprise ou le numéro Siren.

En ligne

Un micro-entrepreneur qui souhaite récupérer les données de son extrait K ou toute personne à la recherche du Kbis d’une entreprise immatriculée en France peut transmettre sa demande sur Internet, depuis le site Infogreffe.fr.

Sur place

Il faut s’adresser au greffe du Tribunal de Commerce ou à la Chambre commerciale du Tribunal dont l’entreprise dépend. Renseigner le numéro Siren ou autre vous permet de savoir où est domiciliée l’entreprise et d’identifier le greffe ou la chambre compétente.

Par courrier

Si vous êtes à distance du greffe ou de la Chambre commerciale, vous pouvez transmettre un courrier pour demander l’extrait Kbis de l’entreprise souhaitée. Voici un modèle de lettre à personnaliser.

Le délai de réception d’un extrait Kbis en version papier va de 10 à 15 jours. La transmission d’un extrait est facturée au tarif suivant :

• 2,69 € par exemplaire pour une commande au greffe ;
• 4,18 € par exemplaire pour une commande par courrier ;
• 3,37 € par exemplaire pour une commande en ligne.