Procuration pour AG de copropriété : conditions et modèle

Vous êtes propriétaire d’un logement au sein d’une copropriété ? Tous les ans, le syndic organise une assemblée générale (AG) et convoque individuellement chaque copropriétaire avec un ordre du jour. Si vous ne pouvez pas assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter et de voter par correspondance. Comment ? En donnant une procuration à un tiers. Quelles sont les conditions de procuration pour une AG ? Comment rédiger sa lettre de procuration ? Quelles sont les autres assemblées générales pour lesquelles donner un pouvoir au mandataire ? Nos réponses avec des modèles de procuration à envoyer par lettre recommandée.

1. Assemblée générale de copropriété : fonctionnement et pouvoir

L'importance de l'AG

Lors de l’assemblée générale de copropriété, les échanges portent sur la nomination du conseil syndical, la validation des comptes, les travaux à prévoir, le choix des prestataires, le vote des résolutions à l’ordre du jour (ODJ). Il est donc impératif de pouvoir y participer et exprimer son avis sur tous ces sujets.

À défaut, un copropriétaire absent a la possibilité de se faire représenter, conformément à la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Voici ce que dit l’article 22 de la loi :

“Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat.”

Les conditions de procuration et délégation de vote

Le copropriétaire ou mandant peut accorder son pouvoir à un tiers afin de participer aux débats de l’assemblée générale et voter en son nom. Le mandataire désigné pour recevoir le pouvoir peut être n’importe qui à condition d’être majeur : un membre de la copropriété, un parent ou proche du copropriétaire notamment.

Cependant, le mandataire ne peut représenter un copropriétaire ou présider l'assemblée générale s‘il est membre du syndic ou s’il s’agit d’un parent, proche, concubin ou préposé du syndic.

Le vote par procuration

Comment voter les résolutions par procuration ?
L’ordre du jour est fixé avant la tenue de l’AG. Il est possible de demander à ajouter une résolution avant l’envoi de la convocation. Seules les résolutions qui figurent à l’ODJ peuvent être débattues et votées.

Dans la cadre de la procuration, le copropriétaire confie au mandataire son pouvoir et sa délégation de vote. Le représentant est informé des consignes de vote, à savoir ‘pour’ ou ‘contre’ à chaque résolution à l’ordre du jour.

Attention, aucune loi n’oblige le mandataire à suivre les consignes de vote du mandant. Le syndic ne peut non plus s’opposer au vote du représentant, même en cas de non conformité avec les instructions du copropriétaire. Il est donc nécessaire de faire appel à une personne de confiance.

Le pouvoir en blanc

Pour pallier une absence, le copropriétaire peut recourir au pouvoir en blanc. Cette solution permet au délégataire de se faire représenter sans indiquer l’identité du mandataire.

Si initialement n’importe quel membre de la copropriété présent à la séance pouvait être désigné comme représentant, la loi a fait évoluer cette situation. Dorénavant, le mandat en blanc est remis au président du conseil syndical, ou à défaut au président de séance, ou à un membre du conseil syndical.

Le vote par correspondance

Toutes les convocations d’assemblées générales de copropriétaires contiennent un formulaire de vote par correspondance avec la liste des résolutions. C’est une obligation légale depuis l’entrée en vigueur de l'arrêté du 2 juillet 2020.

Le copropriétaire peut ainsi remplir la feuille de vote, l’envoyer au syndic et voter en amont de l’assemblée de copropriété. C’est le seul moyen de garantir le respect de ses consignes de vote.

2. Comment formaliser un modèle de procuration ? Exemple

Quelles sont les informations essentielles pour donner procuration ?

La procuration transmise au syndic doit reprendre les informations suivantes :

• la date du jour ;
• la bonne réception de la convocation ;
• la date et heure de l’assemblée générale ;
• le lieu de l’AG ;
• le motif de la procuration ;
• les nom, prénom et adresse du mandataire ;
• le nombre de voix (selon le quote-part en millièmes ou tantièmes) ;
• la signature du représenté.

Vous pouvez énumérer la liste des pouvoirs conférés ou simplement écrire ‘Bon pour pouvoir’.

Il est préférable d’envoyer la demande de procuration par recommandé car cela vous garantit la bonne réception par le syndic de copropriété.

Modèle de procuration

L’assemblée générale a lieu dans les semaines qui viennent ? Personnalisez le modèle de procuration en lien. L’exemple de lettre de procuration pour l’assemblée générale convoquée par le syndic intègre les informations essentielles afin de donner pouvoir au représentant.

Il ne vous reste qu’à mettre à jour les champs vides, renseigner l’adresse du destinataire et valider l’envoi par recommandé.

La procuration est en général valable pour une seule réunion de copropriété. Cependant, en cas d’absence prolongée du copropriétaire, il est possible de déléguer son pouvoir pour une durée définie. Dans ce cas, la durée de validité du pouvoir doit être expressément mentionnée.

Donner procuration pour une assemblée générale extraordinaire

Selon les circonstances, le syndic de copropriété peut convoquer une assemblée générale extraordinaire. Cette AG extraordinaire est souvent tenue en cas de force majeure, comme pour modifier les statuts ou pour valider et voter des travaux urgents car la structure du bâti est menacée.

Suite à la convocation envoyée par le syndic, le modèle de lettre de procuration pour l’AG extraordinaire reste le même. Il doit accuser réception de la convocation, intégrer l’adresse postale complète du copropriétaire mandant et préciser les coordonnées complètes du mandataire.

Lors de la tenue de l’AG, le représentant pourra exercer son pouvoir et signer la feuille de présence au nom du copropriétaire.

À qui envoyer sa lettre de procuration pour assemblée générale ?

La lettre de pouvoir doit être remise au syndic, au plus tard le jour de la séance. Deux solutions sont possibles :

• soit le mandataire apporte le pouvoir lui-même et le remet en mains propres au syndic,
• soit le copropriétaire délégataire transmet son pouvoir en amont de l’AG.

Le représentant n’a pas besoin de signer le pouvoir transmis. C’est la feuille de présence qui est à signer.

Pour éviter les oublis et la perte du pouvoir, le plus simple est donc de remplir la procuration à l’AG avec le formulaire de vote et de faire parvenir ces documents à l’adresse du syndic.

L’envoi du pouvoir

L'envoi par voie électronique

Depuis la loi n° 2015-1713 du 22 décembre 2015 sur la dématérialisation, les échanges par voie électronique sont facilités. Avec accord, un copropriétaire peut désormais recevoir tous les courriers, notifications et mises en demeure du syndic par voie dématérialisée : les appels de fonds, la convocation à l’AG, le procès-verbal (PV) de la séance...

Il est également possible de transmettre un pouvoir par la voie électronique. Toutefois, pour être valide, le pouvoir reçu avec les mentions de la procuration doit être imprimé sur papier.

L'envoi par courrier avec Lettre-Recommandee.com

Envoyer votre pouvoir en recommandé avec accusé de réception à votre syndic. Complétez notre modèle de lettre et expédiez-la en ligne. Nous la transmettons à La Poste qui l'imprime et la livre en main propre.

L'avantage du recommandé avec avis de réception ? Vous disposez du suivi de votre courrier et d'une preuve de bonne réception, utile en cas de litige.

3. Autres modèles de procuration pour une AG

En dehors de la gestion d’immeuble par un syndic, il existe d’autres organisations qui mettent en place la tenue d’assemblées générales : les associations, les sociétés civiles immobilières (SCI), les entreprises (pour leurs actionnaires, associés ou sociétaires), les juridictions françaises, le Conseil d’État.

La procuration pour l’assemblée générale d’une association

Quel que soit le périmètre d'action de l’association loi 1901, son mode de fonctionnement prévoit l’organisation obligatoire d’une assemblée générale annuelle, si cela concerne :

• une association reconnue d’utilité publique ;
• une association dont l'un des dirigeants est rémunéré ;
• une association agréée par l‘État ;
• une association qui exerce une activité économique selon certaines conditions.

Toutes ces associations fonctionnent sur la base d’une assemblée générale ordinaire chaque année, qu’elles soient à vocation sportive, culturelle, environnementale, étudiante…

AG d’une association : les informations clés de la procuration

Vous ne pouvez assister à l’AG de votre association ? Comment donner votre pouvoir et mandater une personne de confiance ? Qui doit rédiger la procuration pour l’assemblée générale ? Quelle est la nature du pouvoir de représentation ?

Le pouvoir pour une assemblée générale d’association loi 1901 doit être rédigé par le membre adhérent de l’association qui ne peut assister à la réunion. Le pouvoir doit indiquer les mêmes éléments que pour une AG de copropriété :

• les coordonnées du représentant (nom prénom adresse) ;
• celles du mandant ;
• la date de rédaction du pouvoir ;
• la nature et le nombre de pouvoirs ;
• la date et l’heure de la séance pour laquelle le pouvoir est valable.

De plus, la signature des deux parties est nécessaire pour la prise en compte du pouvoir de représentation.
Par ailleurs, il faut noter que le pouvoir permet à la fois de discuter les textes soumis et de participer aux délibérations et votes.

Assemblée générale : le modèle de procuration pour une association

Retrouvez ci-dessous un modèle de procuration pour une association à remplir.

Pour que la procuration soit valable et que le représentant puisse signer la fiche de présence, le mandataire du pouvoir doit attester de son habilitation avec une pièce d’identité comme document justificatif.