Comment changer de syndic de copropriété ?

Vous êtes membre d’une copropriété et vous souhaitez changer de syndic ? Il existe plusieurs options pour attribuer le mandat de gestionnaire à un autre syndic. Pourquoi en changer ? Quand effectuer ce changement ? Quelles sont les étapes à respecter ? Les réponses dans le guide ci-dessous.

1. Les missions du syndic de copropriété

L’obligation d’une gestion de copropriété par un syndic

La gestion d’une copropriété par un syndic est une obligation légale. Cependant, si la gestion par un syndic non professionnel (qui doit être l’un des copropriétaires) est possible, cette situation reste relativement rare.

En effet, les syndics de copropriété sont chargés d’effectuer un certain nombre de missions tout au long de leur mandat. L’exercice du syndic de copropriété est ainsi très chronophage pour un bénévole, sans parler de nécessiter une connaissance de la loi, principalement la numéro 65-557 du 10 juillet 1965 qui fixe le statut de la copropriété des immeubles bâtis.

C’est pour cette raison que les gestionnaires de copropriété sont presque exclusivement des syndics professionnels.

Quelle est la durée du mandat de syndic ?

Le syndic de copropriété est mandaté pour une durée de 3 ans maximum. Dans certains cas particuliers, la durée du mandat est fixée à un an. Ce mandat est renouvelable, lors de la tenue de l’assemblée générale (AG).

La durée du mandat est limitée à un an maximum lorsque le syndic ou une personne de son entourage proche a pris part à la construction de l'immeuble en tant que promoteur ou architecte.

Le contrat de syndic

C’est le contrat de syndic qui définit la durée du mandat. Le contrat détermine également les conditions de la rémunération du syndic et celles pour exécuter la mission.

Les actions à mener par le syndic

Le rôle majeur du syndic est de gérer l’administration et les finances de la copropriété. Plus précisément, cela implique de :

• tenir la comptabilité ;
• établir budget prévisionnel ;
• gérer les relations avec les entreprises de travaux et d’entretien des parties communes (contact, demande de devis, relance) ;
• exécuter les décisions prises lors de l’AG
• mettre à disposition les documents comptables ;
• préparer et organiser l’assemblée générale.

2. Les motifs pour changer de syndic de copropriété

Le cadre légal

Pour faire cesser le mandat du syndic, la copropriété (ou le conseil syndical) peut soit décider de ne pas renouveler le mandat, soit révoquer le syndic. En cas de non renouvellement, il n’y a aucun motif particulier à déclarer.

À l’inverse, la révocation du syndic requiert un motif légitime, comme une faute grave. Quelques exemples :

• une faute de gestion ;
• la non exécution des décisions prises en AG ;
• le non paiement des charges...

Les relations avec le syndic

Par ailleurs, d’autres éléments peuvent justifier de changer de syndic. Le manque de réactivité, le changement d’interlocuteur en raison d’un turnover important, le mauvais suivi des travaux, la hausse de la rémunération… sont autant de raisons à même de contribuer à l’insatisfaction des copropriétaires.

Le règlement des litiges et dysfonctionnements dans la copropriété

De plus, le syndic peut être amené à intervenir dans les conflits ou en cas de dysfonctionnement au sein de la copropriété.

La gestion d’un trouble de voisinage par le syndic se fait dans un second (voire troisième) temps, après une tentative de résolution à l'amiable puis une mise en demeure éventuelle.

Selon les situations évoquées, la responsabilité du syndic peut être engagée si l’immeuble n’est pas maintenu en bon état et subit des négligences.

3. Procédure de changement de syndic : le non-renouvellement

Si le mandat du syndic arrive à échéance et que vous ne souhaitez pas le renouveler, voici les démarches à effectuer.

Avant l’assemblée générale annuelle

Le changement de syndic est soumis à une mise en concurrence. Sans proposition de contrat d’un ou de plusieurs autres syndics, le syndic actuel voit son mandat renouvelé.

C’est au conseil syndical ou bien à l’un des copropriétaires d’effectuer les démarches suivantes :

• contacter les syndics de copropriété concurrents ;
• demander et obtenir un contrat ;
• demander à inscrire la résolution de changement de syndic à l'ordre du jour.

Pendant l’assemblée générale

Le jour de l’assemblée générale, les copropriétaires votent chaque résolution ou question inscrite à l’ordre du jour. Pour le vote, sont comptabilisées :

• les voix des copropriétaires présents (ou en visio) ;
• les voix des copropriétaires ayant donné une procuration pour l’AG ;
• les voix des copropriétaires ayant voté par correspondance.

Le vote de la résolution de changement du syndic se fait à la majorité absolue, qui correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents, représentés et absents.

Si la décision reçoit un tiers des voix au minimum, un second vote peut avoir lieu. La majorité simple suffit alors pour valider le changement de syndic.

Le nouveau syndic de copropriété

L'AG définit alors la date de fin du contrat de l'ancien syndic et la date de prise d'effet du nouveau contrat de syndic. Lors de la phase de transition, l’ancien syndic dispose d’un certain délai pour transmettre les documents et archives de la copropriété au nouveau syndic, à compter de l’arrêt de ses fonctions.

4. La révocation du mandat du syndic

Quand révoquer le syndic de copropriété ?

Le mandat du syndic de copropriété peut être révoqué à tout moment, à condition d’établir sa responsabilité à l’occasion d’une négligence ou faute grave.

Il faut alors envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic pour le mettre en cause. Un ou plusieurs copropriétaires, ou bien le conseil syndical, peuvent être à l’initiative de ce courrier recommandé.

La convocation d’une assemblée générale extraordinaire

Si le mandat en cours n’arrive pas à échéance, la révocation du syndic de copropriété fait l’objet d’une assemblée générale extraordinaire. La révocation doit donc être mise à l’ordre du jour de l’AG par le syndic actuel.

Le syndic doit, comme pour n’importe quelle AG, informer et convoquer le syndicat des copropriétaires.

Le vote de la résolution

Le déroulement du vote se passe de la même manière qu’en cas de non renouvellement du syndic de copropriété. Un premier vote a lieu et doit recueillir la majorité absolue pour valider la décision.

Si la résolution obtient au moins un tiers des voix, l’AG procède à un deuxième vote lors duquel la majorité simple suffit pour révoquer le syndic.

Si la résolution recueille moins d’un tiers des voix lors du premier vote, ou moins de la moitié des voix lors du second tour, le projet de changement de syndic est abandonné.