Copropriété : La lettre recommandée électronique

Au sein d’une copropriété, certains documents du syndic peuvent être envoyés par la voie électronique. Que dit la loi à ce sujet ? Quels sont les documents concernés par un envoi par lettre recommandée électronique ? Comment utiliser notre service d’envoi pour vos courriers de copropriété ? Les réponses dans le guide qui suit.

1. Les lois relatives aux syndics et à la gestion de copropriété

Plusieurs lois régissent le domaine de la copropriété. La loi du 10 juillet 1965 est la plus complète car elle définit la copropriété et en aborde notamment l'organisation et l’administration. La loi Alur de 2014 encadre davantage les syndics de copropriété. Quant à la loi Élan de 2018, elle vient réformer le droit de la copropriété avec de nouvelles mesures.

La loi de 1965 sur le statut de la copropriété

La loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis établit les fondements de la copropriété. Elle définit ainsi :

• le périmètre de la copropriété, et distingue notamment les parties communes et à usage privatif ;
• le rôle et les missions du syndicat de copropriétaires ;
• le rôle et les missions du syndic de copropriété ;
• le rôle et les missions du conseil syndical ;
• les conditions d’amélioration et de reconstruction du bâti.

La loi ALUR de 2014

La loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové, dite loi ALUR, met à jour les règles de gestion de la copropriété. Une partie de la loi est en effet dédiée à lutter contre les logements indignes et les copropriétés dégradées.

Les articles de la loi ALUR concernent la prévention de l’endettement ou encore la facilitation de la rénovation en cas de dégradation constatée sur l’immeuble.

La loi ÉLAN de 2018

La loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l'aménagement et du numérique, dite loi ÉLAN apporte des précisions quant à la définition des parties communes et à l’affectation des sommes du fonds de travaux.

La loi ÉLAN renforce aussi l’accès aux documents de copropriété pour les copropriétaires ainsi que le pouvoir de contrôle du conseil syndical. En effet, le syndic est tenu de mettre à disposition sur un extranet pour chaque copropriétaire :

• le règlement de copropriété ;
• le carnet d’entretien du bâtiment ;
• les diagnostics techniques des parties communes ;
• les contrats d’assurance de l’immeuble et d’entretien des équipements ;
• le compte individuel arrêté après approbation des comptes ;
• le relevé des charges et produits de l’exercice échu (pour le conseil syndical) ;
• …

Un délai d’un mois est laissé au syndic pour transmettre les pièces demandées. En cas de retard, des pénalités peuvent être déduites des honoraires du syndic.

2. Focus sur la lettre recommandée électronique

L’article 42-1 rajouté par la loi ALUR

Dans le cadre de la loi ALUR, promulguée au Journal Officiel le 26 mars 2014, un article relatif à la communication entre le syndic et les copropriétaires a été ajouté à la loi de 1965.

Voici ce que l’article 42-1 stipule : ‘les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique’.

Quels sont les effets de l’article 42-1 de la loi ALUR ?

La loi ALUR et le nouvel article 42-1 de la loi de 1965 permettent au syndic, en cas d’accord signé avec le copropriétaire, de communiquer certaines informations par lettre recommandée électronique.

Ainsi, l’envoi des d’un recommandé postal n’est plus une obligation légale. À partir de l'envoi recommandé, le copropriétaire destinataire dispose de 15 jours pour accepter la réception du courrier ou la refuser. Le prestataire choisi reçoit dès l’envoi une preuve de dépôt électronique.

Mais à quoi font référence les notifications et mises en demeure ?

Quels documents envoyer par la voie électronique ?

Conformément à l’article 64 du décret du 17 mars 1967, le syndic peut valablement envoyer par recommandé électronique les notifications et mises en demeure suivantes :

• la convocation des copropriétaires aux assemblées générales (AG) ;
• le procès-verbal des AG pour les copropriétaires opposants à une décision ou pour les copropriétaires absents ;
• l’exercice du droit de priorité des copropriétaires (en cas de vente de place de stationnement) ;
• la notification du droit de priorité en cas de surélévation de l’immeuble ;
• la mise en demeure pour le recouvrement d'une créance justifiée.

Les prérequis d’envoi par recommandé électronique

Le prestataire de services à qui est délégué le service d’envoi doit vérifier les identités de l’expéditeur et du destinataire. En effet, les documents transmis par le syndic doivent pouvoir être signés électroniquement et avoir une valeur légale.

L’autorisation de la signature électronique est une disposition du règlement eIDAS (‘Electronic Identification And Trust Services’) de l’Union européenne . Le règlement eIDAS a été :

• a été adopté par l’UE le 23 juillet 2014 ;
• a été publié au Journal officiel de l’Union européenne (JOUE) le 28 août 2014 ;
• est entré en vigueur le 17 septembre 2014.

La reconnaissance mutuelle des moyens d’identification électronique est quant à elle devenue obligatoire le 29 septembre 2018.

3. Le service en ligne Lettre-recommandee.com

Un outil d’envoi de recommandé en ligne

Notre outil Lettre-recommandee.com est un service en ligne accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sur PC, tablette ou smartphone.

Spécialisé dans l’envoi de courrier, il permet à l’expéditeur de bénéficier de toutes les fonctionnalités liées à la lettre recommandée avec accusé de réception.

Pour une sécurité optimale, l'acheminement du courrier est réalisé en partenariat avec La Poste. En cas de litige, La Poste certifie la preuve de dépôt et l’avis de réception pour preuves d’envoi.

La personnalisation de nos modèles de lettre

Pour davantage de confort, notre site référence des centaines de modèles de lettre. La convocation à l’assemblée générale de copropriété et le procès-verbal de l’AG en font partie.

Avant validation de l’envoi et du paiement sécurisé, il vous suffit de personnaliser les courriers en indiquant :

• les coordonnées complètes du syndic ;
• le nom et les coordonnées du copropriétaire ;
• le lieu, la date et l’horaire de l’assemblée générale ;
• le rappel de l’ordre du jour...

Les options avec votre courrier recommandé

Par ailleurs, quelques options sont pensées et proposées pour améliorer la qualité du service d’envoi :

• l’ajout de pièces jointes (inclus) ;
• le suivi du courrier en ligne (inclus) ;
• le suivi du courrier par SMS (payant) ;
• la garantie de renvoi ou de remboursement en cas d’échec (payante).

En résumé, si vous travaillez au sein d’un syndic de copropriété, notre service est parfaitement adapté à vos besoins afin d’envoyer les notifications et mises en demeure mentionnées aux copropriétaires dont vous avez obtenu l’accord express pour un envoi électronique.