Réponse à une candidature : nos modèles de lettre

Que le recrutement en soit à ses prémices ou qu’il soit avancé, un retour est toujours attendu par le candidat. Pourquoi lui apporter une réponse ? Comment lui annoncer qu’il est retenu ou refusé ? Découvrez nos conseils dans ce guide et nos lettres de réponse à une candidature (de stage, alternance, CDD, CDI…).

1. Pourquoi répondre à une candidature ?

Confirmer la bonne réception de la candidature

Avant même d’apporter une réponse positive ou négative, une confirmation de la bonne réception de la proposition sera appréciée.

Ce message peut être automatique. Vous rassurez ainsi le candidat et cela évite d’avoir des relances inutiles à ce sujet.

Dans ce message, remerciez votre destinataire de sa démarche et indiquez un délai de réponse, par exemple : “Nous reviendrons vers vous sous 15 jours.”

Informer le candidat qu’il est retenu

Si un candidat correspond au poste vacant, proposez-lui de passer à la prochaine étape (entretien, test, prise de poste…) et fournissez-lui des informations, comme :

• l’heure du rendez-vous ou de la prise de poste ;
• les éléments à fournir en vue de réaliser le contrat…

Informer le candidat qu’il n’est pas retenu

Un certain nombre de propositions vous a été envoyé ? Pourquoi prendre le temps de répondre à chaque candidat écarté ?

• Par politesse, respect et professionnalisme : cela montre que vous avez pris en considération le candidat et sa recherche. Il en va donc de l’image de votre entreprise, des valeurs qu’elle véhicule, notamment du bien-être des salariés ;
• le candidat sait à quoi s’en tenir et ne vous relancera pas à de multiples reprises ;
• en lui expliquant les raisons de votre refus, vous permettez au candidat de mieux cibler ses prochaines candidatures ;
• le candidat n’est peut être pas fait pour ce poste actuellement mais le sera peut être plus tard ou pour un autre poste. Il est donc important de garder des rapports cordiaux avec de potentiels futurs collègues.

Aussi important que la réponse favorable, le retour défavorable est à rédiger avec soin. Le mieux étant de le personnaliser et d’être transparent, de bannir le mail automatique.

2. Comment répondre au candidat ?

Quel support privilégier ?

Pour faire un retour au candidat, favoriser :

• l’envoi d’une lettre officielle ;
• l’envoi d’un mail ;
• l’appel téléphonique.

Toutefois, s’il a postulé par un autre biais (réseau social, plateforme d’annonces, etc.), le mieux est de répondre par ce même canal.

Nous vous conseillons d’envoyer un recommandé avec accusé de réception. En particulier dans le cas d’une réponse positive pour un poste important.

Que mettre dans le message ?

Si vous hésitez quant à la structure de votre réponse, suivez le plan type ci-dessous :

• remercier le candidat pour avoir postulé à l’offre d’emploi ;
• indiquer si sa candidature est retenue ou non ;
• apporter quelques explications sur votre décision ;
• si votre réponse est positive : préciser la prochaine étape,
  si votre réponse est négative : souhaiter bonne continuation ;
• remercier une nouvelle fois le candidat.

Comment rédiger la lettre de réponse au candidat ?

Notre modèle de lettre pour une réponse positive

Pour avertir le candidat que son profil correspond à votre recherche, utilisez notre exemple prêt à l’envoi.

Notre modèle de lettre pour une réponse négative

Les expériences et compétences du candidat ne conviennent pas au poste disponible ? Appuyez-vous sur notre courrier type.

Lettre-Recommandee.com pour vos envois

Vous n’avez pas le temps de vous rendre au guichet de poste durant les horaires de travail ? Notre service interactif vous permet d’envoyer votre recommandé depuis votre bureau à toute heure.

Même si la démarche est réalisée en ligne, le candidat recevra un courrier papier. Lorsque vous validez votre lettre, nous la confions à La Poste pour impression et livraison en main propre.

Que faire après l’envoi de la réponse ?

Une fois votre message transmis au candidat, restez disponible pour lui en cas de questions de sa part. Cela est particulièrement vrai s’il est retenu. D’autres échanges peuvent se révéler nécessaires afin de fixer les conditions du prochain rendez-vous ou de la prise de poste.

3. Les questions fréquentes sur la réponse à apporter à un candidat

Comment puis-je envoyer ma réponse ?

Vous pouvez téléphoner, envoyer un mail ou envoyer un courrier au candidat.

Comment rédiger une réponse positive ?

Informez le candidat qu’il est retenu et détaillez-lui la suite du processus de recrutement.

Comment rédiger une réponse négative ?

Remerciez le candidat pour son intérêt, relevez les points positifs de son CV, indiquez-lui que malgré tout il n’est pas retenu et développez les raisons.