Déménagement de son entreprise : démarches et formalités

Vous avez trouvé des locaux plus adaptés à votre activité ou moins coûteux pour votre société ? Vous devez quitter les lieux où vous vous trouvez actuellement ? L'organisation d'un déménagement d'entreprise est assez similaire à celle d'un changement d'adresse classique, à quelques détails près. Notre guide revient sur les différentes formalités à accomplir.

1. La préparation d'un déménagement d'entreprise

Définir les raisons de ce déménagement d'entreprise

Avant de se lancer dans un déménagement d'entreprise, il faut prendre le temps de réfléchir aux motifs de ce changement. L'installation dans de nouveaux locaux est-elle réellement indispensable ? Quels sont les points positifs et négatifs du lieu où vous vous trouvez actuellement ? Qu'implique ce bouleversement de votre société ? Ce projet doit faire l'objet d'une étude approfondie.

Partir en quête de locaux adaptés

Plusieurs questions se posent lors de la recherche de nouveaux locaux. De quelle superficie a t-on besoin ? Combien de salariés comptent y travailler ? Quel est le secteur idéal ? Quel est le budget maximal dont vous disposez ? Si vous rencontrez des difficultés pour vous décider, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée dans le déménagement professionnel. N'oubliez pas de donner en amont cette future adresse à vos collaborateurs. Ils pourront ainsi choisir le meilleur trajet pour se rendre au travail.

Choisir la société de déménagement la plus avantageuse

Il est également préférable de comparer les offres des sociétés de déménagement suffisamment à l'avance. Si votre entreprise compte moins d'une vingtaine de personnes, vous pouvez effectuer ce transport vous-même en louant des véhicules par exemple.

Établissez un cahier des charges

Après avoir trouvé les locaux adaptés à votre entreprise, il est important de planifier au mieux son déménagement, sous la forme d'un calendrier. Ce cahier des charges vous permettra de ne rien oublier et de changer d'adresse sereinement. Vous pouvez rédiger un rétro-planning avec le système des J-3 mois, J-1 mois etc ou classer les tâches à effectuer par catégorie (administratif, logistique, etc.).

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2. Le déroulement d'un déménagement d'entreprise

Le préavis du bail commercial

Le bail de locaux professionnels est ce qu'on appelle le bail commercial. Si vous souhaitez quitter ces lieux, vous devrez respecter un préavis d'au moins 6 mois avant votre déménagement. Il vous suffit d'avertir le bailleur par courrier recommandé avec accusé de réception ou passer par un commissaire. Pour gagner du temps, vous pouvez faire appel à notre service d'envoi en ligne. Vous pouvez expédier votre lettre depuis chez vous, sans avoir à vous déplacer. Après avoir été envoyée en recommandé avec accusé de réception, votre demande sera remise en main propre par le facteur au propriétaire.

Donner la nouvelle adresse de son entreprise

Il est essentiel de signaler votre changement d'adresse à différentes personnes ou organismes. Voici quelques exemples :

• les clients de l'entreprise ;
• les prestataires de l'entreprise ;
• les partenaires de l'entreprise ;
• l'URSSAF ;
• la sécurité sociale ;
• les opérateurs téléphoniques.

Vous devrez également ces nouvelles coordonnées sur votre site internet, vos cartes de visite, brochures, etc.

Les dernières démarches à effectuer avant le déménagement de son entreprise

Voici la liste des dernières démarches et formalités à accomplir avant le jour J de votre déménagement :

• procéder au nettoyage des locaux de votre entreprise ;
• effectuer un tri des documents de votre entreprise ;
• demander l'installation de vos lignes de communications (internet, téléphone, etc.) ;
• organiser l'inauguration des nouveaux locaux de l'entreprise.

3. Le déménagement d'entreprise en 4 questions

Quel est le préavis d'un bail commercial ?

Le préavis de départ d'un bail commercial est de 6 mois avant la date de départ souhaitée.

Comment envoyer sa demande de résiliation d'un bail commercial ?

Pour résilier bail commercial, il vous suffit d'envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception au propriétaire.

A quel moment effectuer les changement d'adresse de son entreprise ?

Les changements d'adresse de votre entreprise sont à faire auprès de différents organismes (Urssaf, sécurité sociale, caisse de retraite, etc.) environ un mois avant votre déménagement.

A quoi sert le responsable du déménagement ?

En nommant un responsable du déménagement (éventuellement par service si votre entreprise en compte plusieurs), vous pourrez organiser au mieux le transfert de votre société. Cette personne pourra par exemple s'occuper des problèmes survenus pendant le transport.